Документ
Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Предположительно, эта страница или раздел нарушает авторские права. Eё содержимое, вероятно, скопировано с http://slovari.yandex.ru/dict/bse/article/00024/28600.htm практически без изменений. Пожалуйста, проверьте дату предполагаемого источника в Архиве Интернета и сравните с датой внесения правок в статью. Если вы считаете, что это не так, выскажите ваше мнение на странице обсуждения этой статьи. Выявившему нарушение: Пожалуйста, поместите сообщение {{subst:nothanks cv|pg=Документ|url=http://slovari.yandex.ru/dict/bse/article/00024/28600.htm}} — ~~~~ на страницу обсуждения участника, создавшего статью Автору статьи: Что делать? |
Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.
[[Файл:Prigovor Rtishchevo.jpg|thumb|Договор аренды -]
Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.[1]
В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.
Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.
Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".
Содержание |
Классификация документов
[[Файл:Gorelov death certificate.jpg|thumb|150px|Документ. Заверенная советским нотариусом фотокопия "Свидетельства о смерти" академика Г.Н. Горелова]]Документы различают:
- По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка)
- По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
- По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
- По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
- По способу представления — электронный, на бумажных носителях
- По месту издания — внутренние, внешние
- По направлению отправки — входящие, исходящие
- По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
- По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
- По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.
Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).
Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.
На протяжении истории носители информации менялись.
Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементов деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.
Функции документов
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:
- Информационная функция
- Каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.
- Функции, обеспечивающие процесс управления
- Функции, носящие культурно-исторический характер.
Общие функции документа:- информационная – определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации, - коммуникативная – документы являются средством обмена информации, - социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.Специальные функции документа:- управленческая - в ней документ выступает как средство управления деятельностью, - организационная – документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, - правовая – документ может являться письменным доказательством и быть источником права, - общекультурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе, - историческая – документ является историческим источником.
Примечания
- ↑ Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008 N 28-ФЗ)
Уровни секретности |
Уровни секретности документов в СССР |
Максимальный |
CC/ОП (Совершенно Секретно. Особая Папка) ОП (Особая Папка) ОВ (Особой Важности СС (Совершенно Секретно) С (Секретно) ДСП (Для служебного пользования) |
Минимальный |
Связанные понятия |
Секретная информация Гриф секретности Государственная тайна |
См. также
- Электронный документ
- Юридический документ
- Файл
- OpenDocument
- HL7 (медицинский стандарт)
- Отчёт
- Генератор отчётов
Ссылки
Литература
- Словарь терминов по информатике, «Наука», 1971.
- Большая советская энциклопедия